Tipps im Officemanagement Teil #1: Mit Kommunikation im Büro punkten

In unserer Serie „Tipps im Officemanagement“ erfahren Sie, wie Sie ihren Büroalltag noch effizienter gestalten können. Heute: Grundlagenwissen Kommunikation im Büro…

Die Kommunikation via E-Mail hat den klassischen Brief in der Zwischenzeit fast eingeholt. Laut einer Studie des DIVSI (Deutsches Institut für Vertrauen und Sicherheit im Netz) sehen 43% der Befragten beide Formen als Kommunikationsmittel gleichermaßen verlässlich an. Lediglich die Gewichtung des Inhaltes wird als Unterschied empfunden. Für den schnellen, kostengünstigen und umweltfreundlichen Informationsaustausch ist die E-Mail das Mittel der Wahl. Will man dem Inhalt einen formellen, persönlichen oder auch rechtsverbindlicheren Charakter verleihen, dann ist der klassische Brief nach wie vor die erste Wahl. (Quelle: DIVSI – Studie zur Kommunikation) Gerade deshalb sollte man vor allem bei der E-Mail-Kommunikation auf die richtige Form achten. Schließlich ist jeder Brief – ob auf Papier oder digital – die Visitenkarte eines Unternehmens oder einer Person.

Eine Floskel wie ‘wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung’, ein zu lockeres ‘Hi’ als Begrüßung in der E-Mail und ‘beste Grüße’ als Schlussgruß. 

Fettnäpfchen in der Kommunikation lauern überall und lassen in einem Brief oder einer E-Mail schnell einen wichtigen Inhalt in den Hintergrund treten. Dabei ist es gar nicht so schwierig, diese Fehlerquellen zu vermeiden. Ihre Nummer 1 hat folgende Tipps zum Thema Kommunikation im Büro:

Kommunikation im Büro: Die Anrede

Der eigene Name ist mit das persönlichste was ein Mensch besitzt. Ein Brief, der mit einer falschen Anrede beginnt, wird als mangelnde Wertschätzung wahrgenommen. Signal: Du beschäftigst Dich nicht mit mir. Ergebnis: Der Inhalt des Geschriebenen rückt in den Hintergrund. Ob per E-Mail oder Brief: Achten Sie immer auf den richtigen Namen in der Anrede. Das gilt im Übrigen auch für die Anrede Herr oder Frau und Titel wie Prof. und Dr. Beide Titel werden in dem Fall abgekürzt. 

Abkürzungen

MfG, mit freundlichen Grüßen – den Abkürzungen haben die Fantastischen Vier 2011 ein Lied gewidmet. Auch wenn sich viele Abkürzungen eingebürgert haben und von den meisten verstanden werden: sie haben in einem geschäftlichen Brief oder einer E-Mail nichts verloren. Abkürzungen signalisieren ebenso wie ein falscher Name Unhöflichkeit und mangelnde Wertschätzung. Zudem bergen Abkürzen zu viele Missverständnisse. 

Floskeln und Füllwörter

‘Bei eventuellen Rückfragen können Sie mich jederzeit anrufen’. Wollen Sie das wirklich? Ganz sicher nicht.  Eleganter und zeitgemäßer ist zum Beispiel: ‘Sie haben noch Fragen? Zögern Sie nicht, uns unter 054321 – 12345 anzurufen. ‘In der Hoffnung, Ihnen gedient zu haben’. In dem Wort Dienstleistung steckt zwar das Wort ‘dienen’, dennoch wirkt diese Floskel veraltet und unterwürfig. Dieser Satz kann ganz weggelassen werden.  

Füllwörter wie ‘eigentlich’, ‘bei Weitem’, ‘im Prinzip’, ‘offenbar’ und ‘regelrecht’, nur um einige zu nennen, lenken vom Inhalt ab und stecken einen Text unnötig. 

Schlussgruß

Bitte nicht: ‘Hochachtungsvoll’, ‘herzlichste Grüße’ und ‘Grüße’. Entweder veraltet, zu vertraut oder zu kurz. Greifen sie auf Bewährtes zurück: ‘Mit freundlichen Grüßen’. Damit liegen Sie immer richtig. Und auch hier gilt: Keine Abkürzungen wie ‘MfG’ oder gar ‘LG’. Auch mit der Grußformel zeigt man am Ende eines Schreibens seinem Gegenüber Wertschätzung. 

Signatur und Unterschrift

Hier unterscheiden sich E-Mail und Brief. Bei einer E-Mail sollte immer eine ordentliche Signatur den Abschluss bilden. Name, Position, Firmenanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ein Brief schließt immer mit einer Unterschrift und dem Vor- und Zunamen in Druckschrift ab. 

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